Reuniones que pueden ser sustituidas… por otro tipo de reunión

Seguro les ha sucedido alguna vez: reunión mañana, reunión la semana que viene, el mes que viene, todos los meses… y, veces, cuando termina la reunión, se hacen la misma pregunta: ¿No me pudieron decir todo esto por WhatsApp?    ¿No pudieron concertar una cita, una hora, en la que todos estuviéramos conectados?         

Pienso que, en tiempos de dificultad para el movimiento, resulta fundamental valorar y sacar provecho de las ventajas que nos ofrecen las plataformas de comunicación y aplicaciones de mensajería para organizar reuniones digitales. La tecnología nos brinda la oportunidad de superar las limitaciones físicas que puedan surgir en nuestro camino. Es momento de dejar atrás los paradigmas anticuados y abrazar el potencial transformador de las reuniones virtuales.

Es innegable que las reuniones presenciales han sido, durante mucho tiempo, la norma en el mundo laboral y social, pero es importante reconocer que ahora mismo existen alternativas igualmente efectivas y, en muchos casos, más convenientes. Las reuniones virtuales a través de plataformas como WhatsApp, Zoom o Skype ofrecen una serie de ventajas significativas que no pueden ser ignoradas. WhatsApp, teniendo en cuenta nuestra capacidad de conexión, se hace más efectiva.

La posibilidad de reunirse virtualmente elimina las barreras geográficas y permite la participación de personas que de otra manera no podrían estar presentes. Esto es especialmente relevante en un contexto globalizado donde los equipos de trabajo y las relaciones personales pueden estar distantes unos de otros. La flexibilidad horaria y la accesibilidad que brindan estas plataformas permiten que las reuniones se adapten a las necesidades de todos los participantes, facilitando la colaboración y la comunicación efectiva.

Las reuniones virtuales, insisto, ahorran tiempo y recursos al evitar desplazamientos innecesarios. Es una modalidad de encuentro que ya no sólo resulta conveniente, sino también respetuosa con aquellos que deben trasladarse a una reunión, a veces a más de 50 kilómetros.

Otro aspecto a considerar es la seguridad y privacidad que ofrecen las plataformas digitales para llevar a cabo reuniones confidenciales o sensibles. Con opciones de encriptación y control de acceso, estas herramientas garantizan la protección de la información compartida durante las reuniones, algo que no siempre es posible en un entorno presencial. Aunque, insisto nuevamente, cuando terminan muchas de nuestras reuniones nos queda la total certeza de que todo lo que allí nos dijeron lo pudieron haber dicho por teléfono, por mensajería, o por reuniones pactadas a través de las plataformas digitales.

A pesar de todas estas ventajas y aunque sé que muchas veces hacemos resistencia al cambio, es sorprendente cómo muchas instituciones siguen prefiriendo las reuniones presenciales incluso en situaciones donde claramente podrían optar por alternativas virtuales. Esta resistencia al cambio no solo resulta obsoleta, sino que también puede ser contraproducente en momentos de crisis como los que estamos viviendo actualmente. El ahorro y la comodidad —no lo olvidemos— también parten de decisiones o disposiciones adecuadas.